Min chef har givet mig en ny opgave. Selvfølgelig i sidste øjeblik – hvis det altså ikke allerede er for sent. Hun vil have hjælp til at organisere en stor konference. Og hun har faktisk givet mig en masse materiale at arbejde med. Hun har været på google kan jeg se, fordi hun har udskrevet en liste over kursuscentre, som jeg skal ringe op. Hun har søgt efter ”konferencelokaler i København” kan jeg se. Og ja, hun har endog sat røde cirkler om de firmaer, som hun selv synes bedst om. Så jeg har sådan set ikke andet at gøre end at komme i gang med at kontakte kursusstederne.
Optaget
Det første sted, jeg kontakter, er det ikke længere muligt at booke deres konferencelokale i den weekend, hvor vi har brug for det. Afholdt vi eventet ugen efter, så kunne vi godt få lokalet. Ærgerligt. Jeg spørger min chef, om vi har mulighed for at flytte eventet. Hun fortæller mig, at det vil hun overveje. Hun vil sende mig besked lidt senere.
Jeg ved godt, at det så ikke er muligt at flytte datoen for eventet. Derfor ringer jeg op til den næste på listen. De tager slet ikke telefonen. Så jeg sætter mig og skriver en mail til dem. Håber, at de svarer. Hvis jeg ikke får svar hurtigt, bliver de streget væk fra listen. Jeg ringer op til den næste på listen. Der bliver svaret med det samme. Jeg får en sød pige i tale. Jeg spørger hende, om de har et ledigt lokale til et event for 65 personer på de bestemte datoer. Hun beder mig om at hænge på, imens hun tjekker det. Hun vender tilbage efter nogle få minutter. Hun fortæller mig, at ja, de har et lokale. Det er måske lidt stort. Det er beregnet til 100 mennesker, men det har alle faciliteter: Internet, projektor, højtalere, mulighed for simultantolke mv.
Ikke brug for tolke
Nu ved jeg, at vi ikke har brug for tolkning til eventet. Derfor spørger jeg hende om, hvad prisen for lokalet er i de to dage, vi har brug for det. Hun nævner en pris. Jeg fortæller hende, at fordi vi ikke har brug for simultantolkning, så kunne vi måske få en lokalet til en lidt billigere pris. Hun beder mig om at hænge på igen. Der går, flere minutter inden hun vender tilbage. Hun forklarer mig, at det desværre ikke er muligt for hende at give os en billigere pris, men hun kan give os lidt ekstra forplejning. Jeg spørger hende om, hvad det indebærer. Hun forklarer mig, at normalt er der kun inkluderet formiddagskaffe, frokost og eftermiddagskaffe i prisen, men hun vil gerne tilbyde, at de også giver os morgenkaffe med friske rundstykker.
Budgettet holder
Jeg ved godt, hvad budgettet for konferencen er, og jeg kan se, at jeg har råd til at sige ja tak til hendes tilbud. Jeg aftaler derfor med hende, at hun sender mig et skriftligt tilbud på leje af konferencelokalerne i København, som indeholder alt – inklusive morgenmaden. Jeg vil derefter få det bekræftet overfor hende.
